平成17年度の不適切な事務処理等について

　平成18年9月27日開催の9月定例議会において、町長の議会招集あいさつで、昨年度に役場内で不適切な事務処理が行われていたとの発言があり、その実態及び経緯等について内部で調査を行ってきましたので、その調査結果を報告します。
　なお、今回報告する内容については、現在調査中のものも含まれております。

記

１　退職金の請求に関する事務手続きについて
平成17年度に退職した一部の職員を勧奨退職とし、退職金の割り増しを行い、他の職員との公平性を著しく欠いた取り扱いをしていることが判明しました。
　なお、新町の退職制度の取り扱い及び経過等については、次のとおりであります。

（1）合併協議における退職金の取り扱いについて
　合併前の旧3町においては、合併の一つの目的であった職員の削減のため、勧奨退職に関する規定を整備し、職員全員を対象に、統一して勧奨退職者の募集を行っていました。
　また、その際に、合併後は、勧奨退職の取り扱いはしないこととして申し合わせがされておりましたので、新町には勧奨退職を行うための規定がありません。
（2）新町の退職者の取り扱い
　平成17年度の退職者は13名で、定年退職者を除く，9名のうち2名だけが勧奨退職として退職金の割り増しを受けています。
（3）退職金を割り増しした理由
　割り増しを受けた職員に対し、退職の経緯などについて確認するため、来庁のお願いや文書による問い合わせを行いましたが、協力が得られませんでした。
また、当時の決定権者である畑中前町長と清水前助役にも、文書で照会を行いましたが、畑中前町長からは回答が無く、清水前助役には文書の受け取りを拒否されてしまいました。
　勧奨退職による退職金の割り増しについては、全額町の一般財源が使われており、さらに、合併協議時に幹事長、副幹事長の役職に就いていた畑中前町長、清水前助役は勧奨退職の取り扱いの申し合わせを承知していたにもかかわらず、一部の職員にのみ優遇した理由について、町民への説明責任を果たして頂くべきではないかと考えております。
　さらに、市町総合事務組合に対し、平成18年3月末日の退職予定者の報告を2月13日に行っていますが、該当職員に対しては、この時点で「普通退職」とされており、なぜ後に勧奨退職としなければならなくなったか不可解であります。
　今回判明した一部の職員にのみ「勧奨退職」としたことは、上記により著しく公平性を欠く取り扱いであり、割り増しを行った理由も明確ではありませんので、本件は、不公平で不適切な事務処理と受け止めております。
　今後は、顧問弁護士と相談しながら、対応して参りたいと考えております。

２．公文書の管理等について
　総務課で保管されていなければならない人事管理上の重要文書が所在不明となっており、事務処理に支障を来している状況にあります。
（1）職員の勤務評定資料の処分
職員の勤務評定は、勤勉手当の成績率及び管理職への登用等人事管理の基礎資料として活用されていますが、その資料が処分されています。
（2）管理職登用試験の関係書類が持ち出されていた
　平成18年6月1日に人事異動があり、前総務課長から現総務課長に事務引継がされた書類の中に管理職登用試験のに関する書類がなかった。8月になってから現総全総務課長に確認したところ、「異動の際に持って出ている可能性があるので、4〜5日待って欲しい。」とのことであり、それから3日後に前総務課長が書類を持参したため、総務課以外で書類が保管されていたことが発覚しました。
（3）職員採用試験の書類不備について
　平成17年度に実施した、平成18年度の職員採用試験の採点集計表にや採用決定に至るまでの経緯が分かる書類が、関係簿冊の中に保存されておりません。
また、職員を募集した際には、「合格者は伊方町職員採用候補者名簿に記載される。」と周知されていますが、その名簿の存在も確認できず、一連の関係書類を確認することができない状況にあります。
　人事管理上、重要な役割を占める勤務評定資料の処分や管理職登用試験関係の書類を総務課以外で保管したり、また、職員採用試験の採用決定に関する書類の不備等、公文書の保管や事務処理等については不適切な事務処理と考えており、事務処理上においても支障を来たしている状況であります。
　以上、総務課において発覚した、人事管理等に関する不適切な事務処理等についての報告とさせていただきます。